どのような事業においても、いつどのような理由で閉店などの事業停止になるか分かりません。
もし事業停止になった場合、それを取引先や関係者、これまで利用してくれたお客様に知らせる必要があります。
そこで今回は、事業停止する際にはどのような方法でお知らせするのか、そしてどのタイミングでそれを実行するのか解説していきます。
主なお知らせ方法
まずは、どのようなお知らせ方法があるのか確認していきましょう。
- 店頭に張り紙
- 口頭で伝える
- ホームページやブログ、SNSを使ってのお知らせ
店頭に張り紙
最も分かりやすく手間がかからない方法です。
店頭などに閉店した旨を張り付けておくだけで目に付きますし、複雑な手順がないので非常に簡単になっています。この張り紙を見た人が他の人に伝えてくれることで、時間の経過により多くの人に広まっている可能性もあります。
口頭で伝える
もし閉店するタイミングが事前に分かっている場合であれば、店舗に来てくれた際に口頭にて伝えるのも一つの手です。
店員の方から伝えても良いですし、お客様から話を受けてから伝えても問題ありません。
伝え方としては、「〇日まで営業していますので、ぜひまた来てください。今までありがとうございました。」と感謝の気持ちを添えて伝えるのがベストです。
ホームページやブログ、SNSでのお知らせ
現代はインターネット社会であり、お店の情報をネットで検索してから訪れる人も少なくありません。インターネットでさまざまな人に伝わるからこそ、お店のホームページやブログ、SNSなどを通じて閉店する旨を掲載するのも一つの手です。
ネットやSNSへの投稿のやり方が分からない人にとっては難しいかもしれませんが、従業員の中で詳しい人がいないか探してみましょう。これまでの感謝も含め、思い出の写真なども載せると良いでしょう。
取引先や関係者には手紙や挨拶状
詳しくは後述しますが、お客様でなく営業するために関わってきた取引先などには手紙や挨拶状を出して閉店する旨と、これまでの感謝を伝えるようにしましょう。
手紙や挨拶状を出す
続いて、これまでお世話になってきた取引先や、今後も取引を行っていきたい関係者の方にだす挨拶状について詳しく見ていきましょう。
出すタイミングは閉店する2ヵ月前に出すのがマナー
もし閉店が決まった場合、できれば閉店の2ヵ月前には挨拶状を出して閉店の旨を伝えるようにしましょう。
取引先にとって、閉店するということはすべての情報が変わるということです。できるだけ早く対応してもらうためにも、どれだけ遅くても1ヶ月前には通知しましょう。
何よりも先方の迷惑にならないことを第一に考えることが大事です。
表現は事務的にする
閉店というのは大きな決断の一つです。しかし、そこまでやれてきたのは取引先や関係者の協力があったからこそということを忘れてはいけません。経営者として、しっかりと礼を尽くすべきです。
これまでのお礼だけでなく、閉店したことによって迷惑をかけてしまうお詫びも記載しておきましょう。その際には、なぜ閉店してしまうのかを事務的に説明することが大事です。
今後どのような形でお世話になるか分かりませんので、感情的な表現はせず、事務的で丁寧な表現で感謝を述べていきましょう。
閉店日はしっかりと明記する
取引先や関係者の都合も考えて、「〇年〇月〇日に閉店する」という閉店日はしっかりと明記しておくことが大切です。
そうすることによって、先方もそれに合わせて準備を進めることができます。会社がこれまで歩んできた歴史に触れつつ、これまでどのような協力関係であったか、それによって会社がどのように成長していったかなどを記載して感謝の旨を伝えるのも良いでしょう。
まとめ：閉店や事業停止をする際にはどのような方法でいつお知らせするべきなのか？
今回の記事をまとめると以下のようになります。
- 閉店の通知方法は多くあるが、インターネット社会だからこそホームページやSNSの活用がおすすめ
- 取引先や関係者には通知だけでなく手紙や挨拶状を出すことが大事
- 挨拶状を出すのは閉店する2ヶ月前に出すのがマナー
閉店というのは一つの大きな決断です。やることが多くて忘れがちになってしまいますが、しっかりと閉店するお知らせ、これまでの感謝、取引先や関係者への挨拶状など、伝えるべきことは早めに伝えていきましょう。
