法人の社長や役員が交代する場合、社内はもちろん対外的にも手続きが必要です。そして、手続きを怠ることは信用問題となるだけでなく、過料などの法的制裁を受けることもあります。
そこで本記事では、株式会社の社長や役員の交代手続きで知っておくべき定款をテーマに、その概要や流れを解説していきます。
Contents
株式会社の社長交代の流れ
法人、株式会社の社長が交代するときは次の流れで対応します。
- 取締役会での決議
- 登記の変更と登記簿の発行
- 税務署等への代表者変更届の提出
まず、取締役会を設置している会社においては、取締役会または定款の定めにより株主総会で社長交代の決議を行います。
取締役会での議決後には登記変更が必要であり、決議から2週間以内に行うことと定められています。（万一、遅延があった場合は登記懈怠とみなされ罰則の対象となりますのでご注意ください。）
登記の変更には、申請書のほか「取締役会議事録」「辞任届」「就任承諾書」「印鑑証明書」などが必要で、代表者の変更で印鑑が変わる場合は「改印届」も準備しましょう。
また、登記変更には登録免許税が課せられますので、登記の変更が完了したら登記簿を発行してもらい、それを持って税務署や市町村役場に届け出を行います。
役員変更時の手続きについて
株式会社において、先述した社長だけでなく役員とされる代表取締役、取締役、監査役に変更が生じた場合も変更登記の手続きが必要です。
役員の就任や退任、辞任、死亡、解任などはもちろん、役員個人の氏名や住所に変更が生じたときであっても速やかに手続きを実施しなければなりません。
定款で定めた役員任期が到来して満了となった場合も変更手続きが必要
役員やその個人の情報に変更がなくても、定款で定めた役員任期が到来し満了となればそのたびに変更の手続きが必要です。
もし、変更手続きを怠った場合など、最後の登記から12年間変更等がなされていないと、休眠会社扱いとされ法務局権限で解散手続きが執行されますので注意しましょう。
退任届と就任届について
退任届については各事由の裏付けとなる議事録や、各種届出書類などを確認の上、登記申請書とともに揃えてください。
就任届には、選任したことのわかる議事録と就任承諾書、加えて取締役会を設置していない法人であれば印鑑証明書が必要となります。
定款の定めや変更事由、その他の事情によって他にも添付書類が求められることがありますので、手続き処理までに法務局に確認し準備するのが安心です。
株式会社の社長・役員の交代や変更書類の作成について
登記変更は非常に複雑で揃えるべき添付書類や申請書の種類が多く、煩雑な作業となります。
ただし、遅延等があれば罰則の対象となりますので、手続きを怠らないように進めなければなりません。
手続きは自分で行うこともできますが、自信や時間の余裕がない場合は、司法書士に依頼する方法を選ぶと良いでしょう。報酬がかかってしまいますが、専門家に依頼をするので間違いなく簡潔に終わらせることができます。
できるだけ費用を抑えたいというのであれば、専用ソフトを利用するのもひとつですので、自分にあった方法を選択して申請準備をしましょう。
まとめ：株式会社における社長・役員の交代変更手続きの具体的な流れと注意
いかがでしたか？今回は、株式会社の社長・役員の交代手続きで知っておくべき定款をテーマにお届けしました。
社長・役員の届出方法は、申請書類はもちろん定款の内容や変更事由によって、添付書類が細かに違うなど取り扱いがデリケートです。
変更届は任意ではないため出し忘れた場合は罰則があり、状況によっては解散手続きの対象となることがあります。
会社設立後は、変更について遅延することなく対処することが求められますので、申請前に必ず必要な書類を確認し、もれなく準備しましょう。
