社長や役員が交代した場合、その旨を知らせる案内状を会社として用意しなければなりません。社長・役員の交代は社内の一大事ですが、対外的にも重要で何かと影響を及ぼしますので、スムーズに対処する必要があるでしょう。
しかし、案内状を書かれた経験がなければどのような点に注意すべきか分からないですよね？
そこで本記事では、社長・役員交代における案内状の具体的な準備方法やマナーについて詳しく解説していきます。
Contents
社長交代・役員交代の案内について
社長や役員が交代したのであれば、取引先や関係各所に挨拶状を出してそれを知らせる必要がありますが、トップの人事異動の動向をみて、これからの付き合いを図る取引先もあります。
ですので、社長交代・役員交代の案内は印象良く、丁寧に進めていくべきでしょう。
社長交代・役員交代の案内方法
まずは、挨拶状は必ず郵便封書で送りましょう。挨拶は書面で済ませた上で必要に応じて、訪問するなどの対応をします。
また、メールやホームページ上にも社長・役員交代の挨拶は掲載がマストですが、挨拶状を出さずにインターネット上の掲示だけで済ますというのは、会社の信用に関わりますので避けましょう。
社長・役員変更の挨拶状に記すべき内容と例文
社長や役員が交代したときの挨拶状は形式がいくつかありますので、まずはそれから決めていきます。
パターンとしては、
- 新社長名のみの挨拶状
- 新社長・旧社長それぞれの挨拶が入るもの
- 新社長と役員名を連ねて記載する
以上が挙げられ、会社の伝統や社長・役員の意向に応じて選ぶのが通常です。
挨拶状の内容が決まれば、続いて使用する挨拶状の形を選択しましょう。一般的には、はがき型または見開き型のいずれかになります。
どちらにするか迷った場合は、掲載内容が多いのであれば見開き型にするなど、見やすさの観点で選ぶようにしましょう。
挨拶状に必ず入れるべき内容
挨拶状に必ず入れるべき内容は、社長又は役員が交代した日と、新任社長・役員の名前です。
交代の理由や事情は、必ずしも記載しなくても構いませんので、その状況や相手によって判断しましょう。
具体的な挨拶状はどのようなもの？
具体的な挨拶状は次のようなものです。
令和〇年〇月〇日
株式会社A
代表取締役社長 〇〇〇〇
謹啓 〇〇の候、皆様にはますますご清栄の事と存じ上げます。
このたび、〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に就任いたしました。
甚だ未熟ではございますが、社業の発展に努力いたす所存でございます。
何卒、前任者同様、格別のご指導ご鞭撻を賜りますようお願いいたします。
謹白
令和〇年〇月
B株式会社
代表取締役社長 〇〇〇〇
社長・役員交代挨拶状の文言は、例文をそのまま印刷することも可能ですが、自社の事情に即した文書を選択して利用するのがよいでしょう。
社長・役員交代に関する案内状を出すタイミングとマナー
社長や役員が交代する際に出す案内状や挨拶は、なによりタイミングが非常に重要ですので、交代が決まった1週間以内を目安に発送しましょう。
ご存知の事と思いますが、株式会社であれば社長の交代は、株主総会と取締役会を経て決議されます。事前に情報があれば準備し、急に交代が決定した場合においても、速やかに準備をしましょう。
なお挨拶状は、取引先はもちろんのこと、関係各所にもれなく出すことが大切です。
交代から時間が空いてしまったり、出さない取引先があったりしてしまうと、余計な勘ぐりを受けたり、心証を悪くすることがありますので注意しましょう。
まとめ：社長・役員交代の案内状・挨拶状のマナーと注意点
いかがでしたか？今回は、法人社長や役員が交代する際の挨拶状について、記すべき内容やマナーについて解説しました。
役員交代はそれ自体の手続きなどが煩雑で、社内は慌ただしくなるため、挨拶状は後回しにしてしまいたいところ。
しかしながら、挨拶状は対外的に非常に重要な役割を果たすものですので、遅れなどがないようマナーを守って迅速に出しましょう。
印刷会社やネット上のテンプレートを上手に利用するのも便利ですが、その際には自社の事情に即した文書を選ぶことをおすすめします。
